Am 18. Dezember 2017 fiel der Startschuss für das Projekt „Caritas Digital 21“ im Haus für Kinder St. Hildegard in Würzburg. Die Einrichtung unter dem Dach des Diözesan-Caritasverbandes war die erste, die an die Wohlfahrt.Cloud des IT-Dienstleisters SoCura angeschlossen wurde. In den vergangenen fünf Jahren folgten über 200 weitere Einrichtungen aus allen Arbeitsfeldern der Caritas im Bistum Würzburg auf die gemeinsame IT-Plattform.

Vorausgegangen war eine ausführliche Analyse der Informationstechnologie in der unterfränkischen Caritaslandschaft. Dabei wurde deutlich, dass viele der oftmals kleinen Organisationen nur ungenügend auf die Herausforderungen des digitalen Wandels vorbereitet waren. Die IT-Landschaft entpuppte sich als Flickenteppich: Standards waren nicht vorhanden, jeder Träger hatte für sich eigens das Rad neu erfunden. Die Belastung der Haupt- und Ehrenamtlichen durch IT-Aufgaben war enorm.

Aus den vielfältigen und komplexen Herausforderungen an die IT-Nutzung wurde ein Anforderungsprofil entwickelt, das Basis einer umfassenden Ausschreibung für einen Full-Service-IT-Dienstleister war. Die Entscheidung fiel auf die SoCura Systems gGmbH, die IT-Service-Tochtergesellschaft der Malteser. Nach der Unterschrift des Rahmenvertrags im Oktober 2017 wurden in wenigen Wochen die technischen Rahmenbedingungen für die Migration in die Wohlfahrt.Cloud geschaffen.

Die modulare IT-Lösung der SoCura ermöglicht es der Caritas, die IT-Ausstattung an die Bedürfnisse in jeder Einrichtung anzupassen. Unabhängig von Einrichtungsart und -größe können alle zu Festpreisen am gemeinsamen IT-Betrieb teilnehmen. Herzstück ist die Wohlfahrt.Cloud, eine „Private Cloud“ im Rechenzentrum der SoCura. Alle Daten und Programme werden hier zentral und sicher gespeichert und verarbeitet. Ein rund um die Uhr erreichbarer Anwendersupport unterstützt die inzwischen mehr als 1.500 Nutzerinnen und Nutzer bei Fragen und Problemen. Installation und Betrieb der IT-Arbeitsplätze und -Netzwerke in den Einrichtungen durch SoCura vervollständigen das Angebot. Die Caritas-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter werden so entlastet und haben mehr Zeit für ihren Auftrag: den Dienst am Menschen.

Eine Bewährungsprobe bestand „Caritas Digital 21“ mit dem Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020. Innerhalb von wenigen Tagen wurden über 40% der Nutzerinnen und Nutzer problemlos ins mobile Arbeiten gebracht. So konnten die staatlichen Vorgaben erfüllt und der Weiterbetrieb der Caritas-Einrichtungen unterstützt werden. Seitdem haben sich die Möglichkeiten der Online-Zusammenarbeit mit Videokonferenzen und Co. bei den Nutzerinnen und Nutzern etabliert und werden intensiv verwendet.

Schon jetzt steht die Caritas vor der nächsten Herausforderung: der zunehmende Fachkräftemangel. Der Arbeitskräftemarkt ist von einem extremen Nachfrageüberhang geprägt. Arbeitgeber müssen sich um Mitarbeitende bewerben. Um die Arbeitsplätze der Caritas für qualifizierte Arbeitskräfte attraktiv zu gestalten, trägt auch ein hoher Digitalisierungsgrad und die dafür notwendige, optimale IT-Ausstattung bei. Insbesondere der Wettbewerb um IT-Fachkräfte ist hart, und die Konkurrenz ist groß. Caritas-Einrichtungen können durch „Caritas Digital 21“ den Bedarf vor Ort abdecken und die Situation langfristig entspannen.

„Klar definierte technische Standards bei Hardware, Software und IT-Umgebung fördern die Harmonisierung der IT-Landschaft in den subsidiären Strukturen der Caritas in Unterfranken. Das ist Voraussetzung für den nachhaltigen und wirtschaftlichen IT-Einsatz und die Gewährleistung von IT-Sicherheit und Datenschutz“, meinte Joachim Fuchs, IT-Koordinator des Caritasverbands der Diözese Würzburg im Rahmen eines Pressegesprächs. Der Diözesan-Caritasverband hat in den vergangenen fünf Jahren auch in die erforderlichen Strukturen investiert und ein kleines Team aufgebaut. Die IT-Fachleute im Referat IT übernehmen die Beratung und Migration der Einrichtungen und Träger und steuern und überwachen die Arbeit des IT-Dienstleisters.

„Nur gemeinsam können wir die Herausforderungen der Digitalisierung meistern und unsere subsidiären Caritas-Strukturen zukunftsfähig machen“, unterstrich Domkapitular Clemens Bieber, 1. Vorsitzender des Caritasverbands für die Diözese Würzburg anlässlich des kleinen Jubiläums. Obwohl die Teilnahme für die Caritas-Verantwortlichen im Bistum Würzburg freiwillig ist, haben sich bereits mehr als 100 Rechtsträger für „Caritas Digital 21“ entschieden. Dazu gehören auch mehrere Orts- und Kreis-Caritasverbände wie z. B. Miltenberg, Main-Spessart, Kitzingen und Würzburg sowie Fachverbände und die großen Gesellschaften Caritas-Einrichtungen gGmbH, Caritas Schulen gGmbH, die Vinzenzwerke usw.

Der Caritasverband für den Landkreis Miltenberg gehörte im März 2018 zu den ersten eigenständigen Rechtsträgern, die ihre IT zur SoCura ausgelagert haben. Geschäftsführer Heinrich Almritter: „Wir sind froh, dass wir uns ‚Caritas Digital 21‘ angeschlossen haben. Jeder Arbeitsbereich erfährt dadurch eine professionelle IT-Unterstützung. Über die gemeinsame IT-Plattform sind alle bestens miteinander vernetzt.“

Die Migration weiterer Caritas-Einrichtungen auf die gemeinsame IT-Plattform wird kontinuierlich angefragt und vom Team des Diözesan-Caritasverbands umgesetzt. „Interessierte Caritas-Träger können sich im Referat IT melden“, lädt IT-Koordinator Joachim Fuchs ein, um sich zunächst beraten zu lassen und um dabei die Vorteile und die Erleichterung für den eigenen Arbeitsbereich entdecken zu können.

Sebastian Schoknecht